Während meines Studium war ein Kopierer innovativ. Erste Computer kamen auf und meine 40MB-Festplatte war bereits „krasser Scheiß“. Alles andere: Handarbeit. Papier über Papier für Notizen, Hausarbeiten, Klausuren, die Diplomarbeit.
Szenenwechsel mit dem Start in die Selbstständigkeit. Immer noch Vieles analog, dazu ein PC und dann irgendwann das Internet. Erste Unterlagen gestalten, erste Bilder einbinden. Die Aufgaben sind so überschaubar in Anzahl und Umfang wie die technischen Möglichkeiten.
Die erste Methode zieht ein
Nach gefühlten Tonnen von analogen Notizzetteln, Checklisten und Methoden kam David Allen mit „Getting things done“ in mein Leben. Ein einfaches Konzept, um Struktur ins Leben zu bringen, unabhängig vom Bereich. Einfach zudem: Ein Eingangskorb für die Aufgaben, diese von dort aus sortieren, direkt oder terminiert erledigen. Projekte lassen sich anlegen, Aufgaben einzeln oder als Ketten diverser Schritte definieren.
Hoffnung auf Entspannung im Kopf keimt bei mir auf, als die Software OmniFocus in mein Leben tritt. Schnell wird es mein „zweites Gedächtnis“. Alles, was mir in den Sinn kommt, dort einzutragen, gibt mir die Sicherheit, dass mir nichts mehr verloren geht. Allerdings … Es ist die Theorie.
Es wird digital
Etliche Jahre später ist online sein normaler als offline zu arbeiten. Vielerlei Software ist auf dem Markt, immer häufiger als reines Online-Tool. Eine Glitzerwelt mit einer Menge „shiny objects“, die entdeckt und erkundet werden wollen.
Der Vorteil eines digitalen Tools: Es basiert auf einer Datenbank und es ist egal, ob Handy, Tablett oder Rechner zur Erfassung und Bearbeitung genutzt werden. Der Nachteil: Den im Inneren wachsenden Papierstapel sehe ich nicht. Trotz diverser Anläufe mit verschiedenen Vorlagen und Umstrukturierungen komme ich mit OmniFocus auf keinen Arbeitsablauf, dem neudeutschen Workflow, der für mich dauerhaft funktioniert. Immer wieder lasse ich Schritte aus, der Flow kommt zum Erliegen.
Die immer wieder reißende Kette
Zu oft weiche ich von der selbst geschaffenen Systematik ab und bekomme das in sich perfekte System des Eingangskorbs nicht hin. Mir fehlt der Fokus auf eine Routine, die ich wirklich immer und immer wiederhole.
Liegt es an der Methode oder an der Software? Allgemein: Eher selten. Bei mir: Definitiv nicht.
Das System muss für einen selbst funktionieren. Und zwar so gut, so smart und so viel Freude erzeugend, dass die intrinsische Motivation keine Schwächeanfälle bekommt. Es braucht den passenden Mix aus Individualität und Belohnung. Das klingt logisch und ist zugleich die größte Herausforderung. Auch anderen fällt das Durchhalten schwer, wie ich inzwischen weiß.
Ich lande an dem Punkt, an dem ich einerseits so viele Aufgaben zu koordinieren und zu bewältigen habe, und andererseits gefühlt alles irgendwo verteilt ist. Mit Travel your Life® ist ein Projekt entstanden, in dem es mehrere Sparten gibt. Es ist zudem ein Projekt, in dem Menschen aus verschiedenen Ländern inklusive Zeitverschiebung mitwirken. Jeder von uns hat unterschiedliche Erfahrungen und Arbeitsweisen und Routinen sowie unterschiedliche Tools im Einsatz. Zunehmend nervt mich, dass ich eine Menge Zeit mit Suchen verbringe, trotz gut organisierter Ablage.
Es ist an der Zeit, sich mit Projektmanagement zu beschäftigen.
