Jedes Unternehmern steht auf stabilen Füßen, wenn Dinge eine Ordnung haben und das (Business-)Leben in entspanntem Fahrwasser verläuft.
Flexibilität ist Trumpf
Ein wesentlicher Faktor, damit es über Jahre das eigene Business (und das Leben drumherum) begleiten kann: Es muss anpassbar sein an die Art der Aufgaben, die sich durch Innovationen ergeben oder Veränderungen im Business selbst. Auch wenn ich ohne feste Mitarbeiter arbeite, habe ich immer ein Team: Alle externen Kontakte, Dienstleister, Kooperationspartner & Co. sind Menschen, die von mir Informationen benötigen und ich von ihnen.
Vernetzte Datenbanken
Will ich mit meiner Organisation nicht (wieder) im Meer loser Zettel landen, braucht es ein Tool, das vernetzt genutzt werden kann. Es muss auf einer Datenbank beruhen, um es „von überall“ befüllen zu können und sollte für die Zusammenarbeit online verfügbar sein. Es muss meine persönlichen Daten schützen und gewünschte selektiv freigeben – es geht nichts ohne Rechteverwaltung in der Zusammenarbeit.
Es gibt zahlreiche Projekt-Tools, die von simpel bis „besser vorher ein Studium absolvieren“ aufgebaut sind und so viele der Anforderungen erfüllen. Angeguckt habe ich mir einige. Manche mit rauchendem Kopf, gerauften Haaren und manche mit Enttäuschung beim Blick hinter den Glitzer.
Das Tool OmniFocus
In der MacWelt (und leider nur hier verfügbar) wurde es bereits vor Jahren zu meinem zweiten Gehirn. Alles, was mir unterwegs oder am Schreibtisch begegnet, landet dort als Aufgabe.
Würde ich die Disziplin aufbringen, diese Dinge wirklich in den Eingangskorb zu packen und diesen in einem festen Rhythmus zu sortieren, liefe bei mir nach der GTD-Methode (GTD steht für „Getting things done“) alles bestens. Projekte lassen sich anlegen und Aufgaben als parallele oder als voneinander abhängige. Eine für sehr viele Zwecke absolut ausreichende Struktur.
Der nächste Schritt in der GTD-Methode ist das Bearbeiten von „Sofort“ über mehr Zeit benötigende Aufgaben bis zum Parken von Ideen. Und wie so oft das Wesentliche: Der Papierkorb. Was nicht dran ist und auch kein Gefühl auslöst, dass es später relevant wird, wird entsorgt.
Für meine mangelnde Konsequenz kann das Programm definitiv nichts. Immer noch ist es für mich eine wunderbare Option, solange ich allein meine Belange erfassen und bewältigen will. Ins Trudeln geriet ich zum einen, weil ich den Eingangskorb nicht wie beschrieben nutze und alles beim aktuellen Tag erfasse, um es nicht zu übersehen. Ein optimaler Stress-Erzeuger, weil die Tages-Liste irgendwie nie kürzer wird. Und beim Nacharbeiten der Rubrik “Vergangen“ die Liste dort immer länger wird und letztlich doch etwas untergeht.
Der zweite wesentliche Faktor ist, dass ich immer mehr im Team arbeite. Wir sitzen nicht an einem Ort – im Gegenteil, teils trennt uns eine Zeitverschiebung von acht Stunden. OmniFocus erreicht hier seine persönliche Grenze: Ich kann Aufgaben nur umständlich weiterleiten und dabei fehlt zudem der Überblick zum Bearbeitungsstand. In Bezug auf Teamfähigkeit ist OmniFocus für uns keine Lösung.
Es beginnt die Suche nach einem All-in-One-Tool. Die Ansprüche sind vielseitig und vielschichtig.
- es soll viel können un dzugleich übersichtliche sein
- es soll in den Grundzügen meinen Geschmack treffen und sich optisch anpassen lassen
- es soll guten englischsprachigen, im besten Fall deutschsprachigen Support geben
- alle Dateiformate aufnehmen (Texte, Word-Doks und PDF, Bilder (jpg, png und möglichst svg), Audios und Videos
Die eierlegende Wollmilchsau
Legende oder gibt es sie?
Verraten sei an dieser Stelle, dass ich für mich nahezu perfektes Exemplar entdeckt habe: Notion.
Mein Weg dorthin, die ersten zaghaften und die ersten gezielten Schritte – dazu mehr im nächsten Beitrag.
