Sucherei, Stress und die Lösung, die ich fand
Rückblick Jeden Tag dasselbe Durcheinander: Zettel mit Notizen, manche mit Terminen, andere mit Stichworten. Statt den Tag zu planen, erst einmal Sucherei: Was ist dran, was ist dringlich, was eine Idee für später?
Zeitsprung Mehrere Tools später: Es gibt inzwischen eine Kladde für Gesprächsnotizen, weiterhin eine Menge Notizzettel und unzählige Apps auf meinem Handy. Und ich fühlte mich noch immer verloren. Funktioniere ich nicht oder habe ich die passende Unterstützung noch nicht gefunden?
Der digitale Anfang OmniFocus, ein lokales Tool in der Apple-Welt, arbeitet nach der GTD-Methode (Getting Things Done) und hat eine klare Struktur. Wir waren über Jahre ein Team – bis es immer mehr einem Zettelhaufen glich, nur als digitale Variante. Was nicht an OmniFocus lag, sondern an meinen Bedürfnissen, die es nicht gänzlich abdecken konnte. Ein wesentlicher Kritikpunkt von mir: Es gab keinen Weg zum direkten Datenaustausch mit anderen.
Sommer 2023 Während sich viele in die Sommerpause verabschieden, sitzt eine kleine Gruppe Soloselbstständiger zusammen und steigt in das Tool Notion ein. Es gehört in die Gruppe der Projekt- und Aufgabenverwaltungen mit Funktionen, die auch Systeme wie Trello, Asana, Zoho und Obsidian bieten.
Die Auswahl ist riesig und eines ist entscheidend: Was will ich erreichen? Brauche ich eine schmale Lösung und diese reicht mir voraussichtlich für lange Zeit? Oder möchte ich starten, dann jedoch ausbauen? Logisch, dass ich hier direkt die Zukunftsplanung mit berücksichtigen sollte, um nicht alles neu aufbauen und im schlimmsten Fall per Copy & Paste Vorhandenes übertragen zu müssen.
Was ist Notion und was kann es für das eigene Business tun?
Die ersten Schritte
Erster Eindruck: Uff, das kann so viel, wo und womit soll ich anfangen? Es ist eine sehr potente Lösung, um Ideen und Aufgaben an einem zentralen Ort zu bündeln und die eigene Produktivität auf ein neues Level zu katapultieren. Zugleich ist seine Flexibilität herausfordernd und erfordert einige Lerneinheiten, um es wirklich so nutzen zu können, dass es meine Bedürfnisse abdeckt.
Funktionen von Notion
Lass uns mit der Vorstellungsrunde beginnen: Notion ist eine vielseitige Informations- und Dokumentations-App. Sie bietet eine hohe Anzahl von Funktionen, die es dir ermöglicht, deine Notizen und Aufgaben effektiv zu organisieren.
Stell dir Notion wie einen Kasten mit Bausteinen vor: Jeder Stein steht für ein Element – seien es Datenbanken, Tabellen oder einfache Texte. Du kannst diese Elemente anpassen und nach Bedarf umgestalten.
Ein herausragendes Merkmal ist die Möglichkeit, die App ohne Programmierkenntnisse zu nutzen. Ob als einfache Notiz-App oder als komplexes System für Projekte und Unternehmungen, die Wahl liegt ganz bei dir.
Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit der App
Die Benutzerfreundlichkeit von Notion ist ein wichtiger Aspekt. Sie ermöglicht den Zugriff auf Informationen von jedem Gerät aus – sei es Computer, Tablet oder Handy. Die App ist so gestaltet, dass sie intuitiv zu bedienen ist und für unterwegs alles Wichtige bietet. Die vollständige Bedienung ist auf dem Desktop komfortabler.
Ein weiterer Vorteil ist die Anpassbarkeit. Du kannst eigene Seiten einfach erstellen und aus einer Vielzahl von Elementen auswählen. Diese können Text, Medien oder Datenbanken sein. Du kannst sie unter und nebeneinander anordnen und dank immer besser werdender Layout-Gestaltung dir fast alles bauen, was du dir optisch wünschst.
Für Webseiten, besonders einfache und vorübergehende Informationsseiten, ist Notion durchaus geeignet. Diese werden wie eine klassische Webseite zum Lesen geteilt – und kennst du Notion, ist die Erstellung und Bearbeitung durch dich wirklich einfach.
Was mich sofort begeistert hat Durch eine Erweiterung sind jetzt Webseiten auf einer eigenen Domain möglich, die den kryptischen Linknamen von Notion ersetzt. Dank der Verwendung von Notion im Hintergrund sind sie sehr viel einfacher zu gestalten, als es Systeme wie WordPress & Co. bieten können.
Falls ich deine Neugierde geweckt habe, schreib mir eine E-Mail an kontor@travelyourlife.de und ich informiere dich, sobald ich die erste Musterseite fertiggestellt habe.
Ein leichter Einstieg in Notion
Über 35 Millionen Nutzer weltweit haben sich inzwischen für Notion entschieden. Warum? Ein Hauptgrund ist die kostenlose Verfügbarkeit von 99 Prozent der Funktionen, die für Neulinge wichtig sind. Solange du vor allem Text hinterlegst, reicht die kostenfreie Version für lange Zeit. Auch verzichtet Notion auf eine zeitlich beschränkte Testphase. Das macht das Tool besonders attraktiv für kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer, die ihr Budget schonen wollen.
Falls du also mit deinen bisherigen Lösungen nicht zufrieden bist oder erstmals ein flexibles System suchst, das mit dir und deinem Business wachsen kann, hol dir Notion. Leg dir einen Account an und geh auf Entdeckungstour. Es gibt in der Notion-Bibliothek zahlreiche kostenlose Vorlagen, an denen du die Funktionen kennenlernen kannst.
Die Vorteile von Notion im Business-Alltag
Ein entscheidender Vorteil ist, dass es einen zentralen Ort für alle Informationen und deren Organisation bietet. Das reduziert die Unordnung (und vor allem die Suchzeiten!) und hilft, den Überblick zu behalten. Das reduziert die Unordnung (und vor allem die Suchzeiten!) und hilft, den Überblick zu behalten.
Viele Menschen haben Schwierigkeiten, die oft riesige Menge an Informationen in ihrem Business zu strukturieren. Oft werden Notizen auf verschiedenen Geräten gespeichert – privat auf dem Handy, beruflich auf dem Computer. Und auf Zettelhaufen 😁. Wie viele Aufgaben sind bei dir schon untergegangen? Bei mir definitiv eine Menge!
Synchronisation über unterschiedliche Geräte hinweg
Nutzer können jederzeit und von jedem Ort aus auf ihre Informationen zugreifen. Sei es am Computer im Büro, auf dem Tablet im Café oder auf dem Handy unterwegs – die Flexibilität ist unschlagbar.
Mein Gamechanger Eine „Raus aus dem Kopf-Liste“. Ein Gedanke ist darin notiert, bevor er sich verflüchtigt. Notion erinnert mich daran, die Disziplin aufzubringen, diese Liste einmal in der Woche aufzuräumen. Manches Mal ist das wie das Öffnen einer Schatzkiste! Notion macht es uns leicht, die Einträge an ihren Bestimmungsort zu verschieben: In Aufgaben, Dokumentationen, Anleitungen, …
Notion als Schlüssel zur Produktivität und besseren Nerven
In der heutigen schnelllebigen Welt wird von uns eine hohe Produktivität erwartet. Als Soloselbstständige oder mit kleinem Team landen alle Anforderungen auf wenigen Schultern. Wir kämpfen häufig damit, unsere Aufgaben und Notizen so zu organisieren, dass ein Fundament entsteht, das uns die Umsetzung wirklich erleichtert.
Notion für die individuellen Bedürfnisse anpassen
Notion ermöglicht es den Nutzern, ihre eigenen Systeme zu erstellen. Jeder Mensch hat unterschiedliche Anforderungen: Einige benötigen eine einfache Notiz-App, während andere ein komplexes Projektmanagement-Tool suchen. Mit Notion ist beides möglich. Allerdings auch eine Falle, wenn ich – vom ersten Stöbern und vertraut machen einmal abgesehen – danach ohne Struktur in ein hochflexibles System gehe.
Mein Weg – den ich nur bedingt zur Nachahmung empfehle
Wie eingangs erwähnt, haben wir als kleine Gruppe uns einige Möglichkeiten zeigen lassen, erste eigene Bereiche erstellt und uns an Vorlagen ausprobiert. Dann kam eine Pause – die durchaus der Überforderung geschuldet war, in all den Möglichkeiten den passenden Weg zu finden.
Die meisten umfassenden Vorlagen, die gleich ein ganzes System für verschiedene Bereiche – Business und auch für Privates – mitbringen, sind auf Englisch. Auch wenn deine Sprachkenntnisse gut sind – die meisten unserer Gehirne denken lieber in ihrer Muttersprache und verstehen in ihr vor allem leichter und vollständiger.
Notion ist wirklich intuitiv und funktioniert ohne Programmierkenntnisse, doch es braucht das Anfangsverständnis zu den Elementen und Funktionen. Ohne dieses Verständnis kann ich das Potential der besten Vorlage nur mit Einschränkungen nutzen. Auch ich bin in die Falle getappt, mir ein solches System zuzulegen. Trotz begleitendem Kurs, jedoch auf Englisch, und – wie ich heute weiß – richtig guter Struktur, überforderte es mich am Anfang.
Der Durchbruch: Ein ausbaufähiges System, das auf Small Business zugeschnitten ist und mit eigener Bibliothek kommt, hat mir Schritt für Schritt die Tür in die Notion-Welt geöffnet. Die Anbieterin Tatjana ist inzwischen Notion-Ambassador und lebt ihr “Alles im Blick-System“. Als ich Ende 2023 mit dem Kurs startete und eine Sparringspartnerin für die Umsetzung fand, wusste ich: Ich bin angekommen in dem System, das mir endlich das Gefühl gibt, mein Business im Blick zu haben.
Falls du dir Unterstützung wünschst – begleitend zum Alles im Blick-Kurs oder bei dem, was du dir bereits in Notion aufgebaut hast, schreib mir eine E-Mail an kontor@travelyourlife.de. Mit unseren „Done with your-Services“ ist genau das möglich: Punktgenau und Hand in Hand mit dir, damit du später unabhängig weiterarbeiten kannst und keine „Black Box“ mit unbekanntem Inhalt und Abläufen in deinen Händen hältst.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im Alltag
Inzwischen ist Notion als „Second Brain“, zweites Gehirn, wie es gerne genannt wird, fester Bestandteil meines Alltags. Durch die Nutzbarkeit auf verschiedenen Endgeräten ist es nur einen Handgriff entfernt. Dank des eigenen Kalenders und den bereits angekündigten Funktionen, unter anderem zur E-Mail-Verwaltung, werden andere Tools arbeitslos.
Eine Erinnerung Die hohe Flexibilität zu nutzen ist ein Kann – und kein Muss. Meine Sparringspartnerin verwaltet ganz andere Dinge als ich in ihrem Account, während ich alles, wirklich alles, von meinem Business in Notion erfasse und verwalte. Das ist eine Entscheidung, die meine Bedürfnisse nach „alles an einem Ort“ erfüllt. Triff deine und vor allem lass dir Zeit dazu. Falls du Notion ausprobierst, werden einige Bereiche (zunächst) weniger relevant sein und später vielleicht der zentrale Punkt.
Wie ich Notion nutze: Einige Beispiele
Angelegt habe ich mir eine Leseliste meiner Bücher – die ich als Quelle für Blogbeiträge nutze. Eine Liste meiner Blogbeiträge mit wichtigen Ergänzungen, die ich vorher ständig suchen musste. Eine Übersicht wiederkehrender Zahlungen, damit mich diese nicht überraschen. Ich schreibe in Notion meine Magazin-Beiträge vor und füge die finale Version ein, sobald diese im Layout verankert ist. Und viele, viele weitere Abläufe in meinem Business sind deutlich smarter geworden.
Auch für Privates nutze ich Notion – in einem separaten Bereich, den ich mir mit meinem Mann teile. Daten zu Pauls Kate, unserem Wohn- und Arbeitsort, die sonst in Excel-Listen verteilt waren, und vor allem die „Was liegt wo?“-Liste, die uns schon einige Diskussionen und Suchen erspart hat.
Gemeinsame Nutzung der App
Über das Persönliche hinaus ist die gemeinsame Nutzung von Notion ein großes Plus für dein Business. Teams können zusammenarbeiten, Informationen teilen und Projekte effizient organisieren. Die Möglichkeit, in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, fördert die Zusammenarbeit und beschleunigt Prozesse. Dabei ist dank Onlineverfügbarkeit der Standort unwichtig.
Kostenspar-Tipp Die Version für Teams ist kostenpflichtig – pro Teammitglied. Solange du mit anderen vorwiegend in Einzelprojekten arbeitest, funktioniert die Einladung als „Gast“ gut. Dabei gibt es ein paar Aspekte in der Handhabung zu berücksichtigen, die du gegen den Jahresbeitrag aufwiegen solltest. Bisher bezahle ich den Account für mich und steuere über die Gast-Funktion mehrere gemeinsame Projekte mit unterschiedlichen Partnern.
Notion als Notfallkoffer
Niemand wünscht sich einen unfreiwilligen Ausfall, vor allem als Solopreneur nicht. In unseren Händen liegt die gesamte Steuerung unseres Business – und das macht auch die freiwilligen Auszeiten oft zu einem Balanceakt.
Die Option der gemeinsamen Nutzung von Notion über die sofort verfügbare und kostenfreie Gast-Funktion erlaubt es dir, selektiv Bereiche freizugeben an eine Vertrauensperson, die dafür sorgen kann, dass dein Business ungestört weiterläuft, bis wieder klare Sicht herrscht. Nutzt du zudem die Option der (manchmal lästigen) Dokumentation deiner Abläufe, sind Auszeiten und Ausfälle kein Schreckgespenst mehr.
Auch bei der (strukturierten) Einrichtung deiner Dokumentationen, der SOPs (Standard Operating Procederes) passen unsere „Done with you-Services“. Schreib mir eine E-Mail an kontor@travelyourlife.de – wir finden in einem Gespräch heraus, was dir wichtig ist und wie ich dich dabei unterstützen kann.
Zusammenfassung
Notion ist eine äußerst flexible Lösung. Sie erlaubt es, Systeme zu erstellen, die genau auf die persönlichen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese Flexibilität, die Anpassungsfähigkeit und die Möglichkeit zur gemeinsamen Nutzung machen Notion zu einem kraftvollen Werkzeug für jeden, der seine Produktivität steigern möchte. Die hohe weltweite Nutzerzahl steht für ein eindeutig gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Benutzerfreundlichkeit und die vielen kostenlosen Funktionen sind ein klarer Vorteil beim Einstieg.
