Notion-KI mit Google verbinden

Es sollte entspannter Vormittag werden: Zuerst meinem Notion endlich beibringen, wie die Notion-KI mir beim Business wirklich helfen kann. Wie ich denke, was ich anbiete, was mich bewegt und worauf sie achten soll, wenn wir zusammenarbeiten. Den Text zu erstellen lief gut, fast meditativ. Dann kam “Notion-KI mit Google verbinden” ins Spiel.

Der Plan: zunächst simpel

Die Notion-KI kann auf externe Dienste zugreifen – über sogenannte Konnektoren. Zu finden in den Notion-Einstellungen links oben, unter dem Namen deines Workspaces. Die Liste ist beeindruckend: Von Google Drive, Kalender, Mail. Dazu Slack, Asana, Teams, Outlook und weitere. Google Drive will ich anbinden, damit die KI nicht nur sieht, was in Notion steht, sondern auch auf Dokumente zugreifen kann, die dort liegen.

Das klingt nach zehn Minuten. Es wurden über zwei Stunden und einige Zahnspuren in der Tischkante.

Um über die Notion-KI-Konnektoren andere Tools anbinden zu können, braucht man einen Google Workspace – also ein Unternehmenskonto, kein privates. Ich hatte bisher keins, da ich es nicht benötigte. Recherche zu den Tarifen, vierzehn Tage Testphase möglich, also weiter.

Was ich nicht auf dem Schirm hatte: Der Workspace braucht eine eigene Administrator-Adresse – eine E-Mail-Adresse, die keinem bestehenden Google-Account zugeordnet ist. Den eigenen Standard-Account direkt zum Admin im Workspace zu machen – das funktioniert nicht. Dafür kann er als Nutzer-Account im Workspace existieren.

Zwei Adressen im Kopf, durchprobiert. Der Haken: Auf beiden ist ein eigener Google-Account angemeldet und damit sind sie als Administrator-Adresse gesperrt.

Also erst aufräumen: Ein Account ohne Inhalt. Der zweite mit Daten. Stufe 1 der Suche: Wie exportieren, wie löschen? Google hat Hunderte von Dokumenten und spannende Verlinkungen untereinander. Für Menschen mit eher kurzen Geduldsfäden herausfordernd, wenn man gefühlt immer wieder Identisches liest und die Nadel im Heuhaufen finden muss, in der die entscheidende Formation liegt.

Merke: Jede Seite in einem separaten Tab öffnen, nie einfach weiter klicken.

Export, Accounts löschen, beide Adressen wieder frei. Der erste Workspace-Versuch, den ich zwischenzeitlich komplett neu angelegt hatte, sollte wieder weg, denn der machte aus meinem Standardaccount irgendetwas mit temporären Adresse. Und in mir Stress, weil der Login nicht mehr wollte. Suche Stufe 2: Das Löschen eines Google Workspace ist möglich, die entsprechende Einstellung ist gut vergraben.

Merke: Erst das Workspace-Abo kündigen, dann den Workspace-Account löschen. 

Dann nochmal von vorn – diesmal als Update vom Standard-Account zum Workspace und für die Adminstratorrolle eine der freigewordenen Adressen. Wieso Google keinen Nutzeraccount zum Administrator-Account werden lässt? Keine Idee, in der Hilfe fand ich dazu nichts. Falls du es weißt, schreib es mir bitte  in die Kommentare. Das war Suche Stufe 3.

Zurück zu Notion. Tipp: Hier die Login-Adresse auf die des Workspace-Admin ändern – oft der Schlüssel, damit solche Verknüpfungen funktionieren.

Konnektor für Google Drive aufrufen – und wieder eine Fehlermeldung. Es fehlen angeblich Administratorrechte … Suche Stufe 4 und die nächste Kerbe in der Tischkante.

Kleine Konferenz mit meinem Notion-Buddy Anja, die mir einen Tipp gab: Inkognito-Fenster nutzen. Also alles abmelden, Google und Notion. Im Browser in privaten Fenstern anmelden – die ziehen keine Cookies oder sonstige Informationen aus vorherigen Sessions mit. Notion anmelden, Google Workspace anmelden. Tief durchatmen.

Notion aufrufen, in die Einstellungen gehen, weiter zu Notion-KI und Konnektoren. Button für Google Drive-Anbindung anklicken. Und plötzlich ist er da, der Button in Notion, der vorher ausgegraut war: Installieren mit Administratorrechten. Drei Konnektoren, drei Klicks. Drive. Kalender, Mail, alle verbunden.

Der nächste Akt

Ob alles so funktioniert, wie ich es mir vorstelle, darf sich im Test zeigen. Mein Google Kalender – mit der Mailadresse des Standard-Acccounts – ist bereits seit Monaten mit Notion Calender verbunden und inzwischen mein Basiskalender. Was genau der Konnektor nun kann und vielleicht mit Eigenleben tut – ich werde ausprobieren und berichten. Was er tun soll: die Notion-KI Termine planen lassen, zum Beispiel Aufgaben in Zeitblöcke übersetzen, den Tag mitdenken.

Notion Mail soll Aufgaben direkt aus Mails erzeugen können, auch ohne KI-Beteiligung. Notion selbst ist kein Mail-Programm – es bedient sich an GMail, das ich bisher nicht nutze. Falls meine Vermutung stimmt, werde ich mich zwischen dem Abruf meiner Mail über meinen Hoster oder über Google Mails entscheiden müssen. Ob ich das will und ob ich diese dann so formatieren kann, wie ich möchte? Ein weiteres Feld zum Erkunden.

Bevor du die Notion-KI mit Google verbindest – das Wichtigste

Was jetzt kommt, ist kein offizielles Tutorial und auch keine Garantie, dass es bei dir genauso läuft. Notion, Google Workspace und alle, die dazwischen vermitteln, entwickeln gelegentlich Eigenleben. Versionen ändern sich, Buttons wandern, Menüs heißen plötzlich anders. Betrachte die folgenden Schritte also als Orientierung aus der Praxis – mit dem Augenzwinkern von jemandem, die diesen Akt bereits hinter sich hat.

Was du vorab klären solltest

• Der Workspace braucht immer eine eigene Administrator-Adresse – eine, die noch keinem bestehenden Google-Account zugeordnet ist. Dein Standard-Account kann Nutzer im Workspace werden, jedoch nicht der Administrator.
• Wenn du eine deiner bestehenden Adressen als Admin-Adresse nutzen möchtest, muss der dazugehörige Google-Account vorher gelöscht werden. Daten vorher exportieren, falls noch etwas drin ist. Dieser Schritt ist nur nötig, wenn du genau diese Adresse verwenden willst – bestehende
  Accounts, die du nicht als Admin-Adresse benötigst, kannst du einfach stehen lassen.
• Wenn du eine eigene Domain hinterlegen möchtest, müssen DNS-Einträge gesetzt werden. Falls du dafür keinen direkten Zugang hast: vorher beim Provider klären, wie das läuft. Google führt dich durch den Prozess, doch der technische Zugang zur Domain muss vorab gesichert sein.

Der Ablauf im Groben

1. Admin-Adresse aussuchen – sie darf keinem bestehenden Google-Account zugeordnet sein.
   • Falls eine bestehende Adresse zum Admin werden soll: Account prüfen, Daten exportieren, Account löschen.
   • Falls ein bestehender privater Account Teil des Workspace werden soll: diesen upgraden – das spart später einige Schritte. Die zusätzliche Admin-Adresse brauchst du trotzdem.
2. Google Workspace einrichten und dabei Admin-E-Mail-Adresse hinterlegen, Kontaktdaten und Zahlungsweg angeben – das wird auch für die kostenfreie Testphase direkt abgefragt.
3. Du wirst nach einer Domain gefragt – am besten die nutzen, auf der deine Website läuft. Dafür müssen beim Provider DNS-Einträge gesetzt werden. Falls du keinen eigenen Zugang hast: Provider vorab fragen.
4. Google bietet eine Einrichtungshilfe – die nutzen, um zum Beispiel Gmail einzurichten oder bestehende Konten anzubinden.
5. Nutzer einladen – das können auch weitere eigene E-Mail-Adressen sein, auf die du zugreifen willst.
6. In Notion unter Einstellungen → Notion KI → Konnektoren die gewünschten Google-Dienste installieren – der Admin-Button erscheint erst, wenn der Workspace korrekt eingerichtet ist.
7. Auf das Abenteuer des Testens freuen.

Technik hat manchmal diesen Charme: Man plant zehn Minuten und lernt in zwei Stunden mehr, als man vorhatte. Die vierzehn Tage Testphase sind dafür gut investierte Zeit – intensiv nutzen, ehrlich hinschauen, ob sich ein Google Workspace für die eigene Arbeitsweise lohnt.

Warum ich mir das antue? Gute Frage. Vermutlich, weil ich nicht anders kann, denn es interessiert mich wirklich, wie die Dinge zusammenspielen und was möglich wird, wenn sie es tun. Und weil sich andere die Zeit und Nerven sparen können, wenn ich das Wissen teile.

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